يتيح لك آوت لوك Outlook إنشاء طرق عرض المجلد وتخصيصها بعدة طرق، مثل إضافة أعمدة وإزالتها أو تجميعها وتصنيفها.
يمكنك أيضاً تطبيق القواعد لجعل آوت لوك Outlook يعرض الرسائل بطرق مختلفة استناداً إلى خصائصها (مثل المرسل أو سطر الموضوع أو الطابع الزمني). وهذا ما يسمى التنسيق الشرطي. دعونا نلقي نظرة على كيفية عمله.
تحديث: لفت واحد من قرائنا انتباهنا إلى أن التنسيق الشرطي متوفر فقط في إصدار ويندوز Windows من آوت لوك Outlook وليس إصدار MacOS. شكراً لكِ مريم!
البدء:
للبدء في إعداد التنسيق الشرطي، توجه إلى عرض> إعدادات طريقة العرض.
يمكنك أيضاً الوصول إلى إعدادات عرض متقدمة عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على رأس المجلد وتحديد أمر إعدادات العرض View Settings.
تتيح لك نافذة Advanced View Settings (إعدادات العرض المتقدمة) تخصيص عرض المجلد. انقر فوق الزر تنسيق شرطي.
يؤدي ذلك إلى نقلك إلى نافذة تنسيق شرطي التي ستستخدمها لإعداد قواعد مختلفة لكيفية تنسيق الرسائل.
تمثل العناصر المعروضة في القائمة قواعد طريقة العرض هذه القواعد الافتراضية التي تأتي مع عرض مجلد غير مخصص.
على سبيل المثال، يمكنك رؤية الرسائل غير المقروءة معروضة بخط أزرق غامق Segoe UI بحجم 11 نقطة.
كيف عمل القواعد:
القواعد Rules هي الشروط التي يجب أن تلتقي بها رسالة لتطبيق آوت لوك Outlook على التنسيق. في القواعد الافتراضية، على سبيل المثال، يتم تنشيط قاعدة الرسائل غير المقروءة عند تمييز رسالة بأنها غير مقروءة.
عندما يتم تنشيط هذه القاعدة ، يستخدم آوت لوك Outlook الخط Segoe UI ذو الخط الغامق والأزرق ذو 11 نقطة لعرضه.
يقوم آوت لوك Outlook بتطبيق القواعد بالترتيب من أعلى القائمة. القواعد الأعلى في القائمة لها الأسبقية على القواعد أسفل.
لنفترض أنك تمتلك قاعدتين، واحدة في أعلى القائمة تعمل على تغيير الخط إلى اللون الأخضر، وآخر لأسفل في القائمة يغير الخط إلى اللون الأحمر.
إذا استوفت الرسالة شروط كلتا القاعدتين، فسيتم تغيير الخط إلى اللون الأخضر لأن هذه القاعدة تكون أعلى في القائمة – يتم تجاهل القاعدة التي تحدد الخط إلى اللون الأحمر.
باستخدام القواعد الافتراضية، يمكنك فقط تغيير الخط. لا يمكنك حذف القواعد الافتراضية أو نقل الطلب أو تغيير شروط القاعدة.
مع ذلك، يمكنك إيقاف تشغيل القواعد الافتراضية عن طريق إلغاء تحديدها في قائمة قواعد طريقة العرض هذه.
كيفية إضافة قاعدة جديدة:
في الإطار تنسيق شرطي، انقر فوق الزر إضافة. سيتم إضافة قاعدة جديدة تسمى بدون عنوان إلى القائمة. امنح القاعدة اسماً، ثم انقر على الزر الشرط.
تتيح لك النافذة تحديد الشرط، أو الشروط، التي يجب أن يتوافق معها البريد ليتم تنسيقها.
سنستخدم مثالاً بسيطاً هنا ونبحث عن الرسائل التي تم إرسالها بواسطة حسام شعبان وتحتوي على كلمة Outlook في حقل الموضوع.
للقيام بذلك، انقر أولاً فوق الزر من، والذي يفتح دفتر العناوين، واختر جهة اتصال.
ثم نضيف Outlook إلى حقل البحث عن الكلمة/الكلمات، مع التأكد من تحديد الخيار حقل الموضوع فقط من القائمة المنسدلة في. انقر على موافق عند الانتهاء.
مرة أخرى في نافذة تنسيق شرطي، انقر على زر الخط.
سننشر الرسائل التي تطابق الفلتر الذي أعددناه وسيتم عرضه باللون الأرجواني الغامق. قم بضبط كل ما تريد، ثم انقر فوق الزر موافق، ثم انقر فوق موافق مرة أخرى لإغلاق نافذة التنسيق الشرطي، ثم مرة أخرى لإغلاق نافذة خيارات عرض متقدمة.
يتم تطبيق القواعد على الفور. يمكنك منذ الآن أن ترى أن الرسائل التي تلبي الشروط ستكون غامقة وأرجوانية.
هذا مجرد مثال بسيط – يمكنك إضافة الكثير من الشروط، حتى الحالات المعقدة للغاية. مرة أخرى في نافذة الفلتر، يمكنك التبديل إلى علامة التبويب اختيارات إضافية لرؤية مجموعة من الشروط الإضافية التي يمكنك اختيارها.
هنا يمكنك اختيار مطابقة رسالة حول ما إذا كان:
- تم تعيينه لفئة معينة
- مقروءة أو غير مقروءة
- لديها مرفقات
- تم وضع علامة عليها كأولوية عالية أو عادية أو منخفضة
- تم وضع علامة عليها بواسطتك أو بواسطة شخص آخر أو بدون شخص أو وضع علامة عليها كمكتملة
- يجب أن يتطابق النص الذي تبحث عنه مع الحالة
- حجم معين، أكبر أو أصغر من حجم معين، أو بين حجمين
انتقل إلى علامة التبويب خيارات متقدمة، ويمكنك إنشاء شروط معقدة.
تتيح لك علامة التبويب خيارات متقدمة تحديد أي حقل من أي مكان في آوت لوك Outlook ، وتحديد حالة تريد مطابقتها.
قد يكون هذا بسيطاً جداً، مثل مطابقة المرسل إلى عنوان دقيق، ولكن لديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.
لنفترض أنك تريد أن تطابق القاعدة لرسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها. انقر فوق الزر حقل، وأشر إلى حقول التاريخ / الوقت، ثم انقر فوق الخيار تاريخ التلقي مثلاً.
انقر على القائمة المنسدلة الشرط لاختيار شرطك.
الخيارات أكبر بكثير مما قد تتوقعه:
- في أي وقت
- الأمس
- اليوم
- الغد
- في آخر 7 أيام
- في السبعة أيام القادمة
- الاسبوع الماضي
- هذا الاسبوع
- الاسبوع القادم
- الشهر الماضي
- هذا الشهر
- الشهر القادم
- في
- في أو بعد
- في أو قبل
- ما بين
- موجود
- غير موجود
والحقول الأخرى التي يمكنك اختيارها توفر كميات مماثلة من الخيارات.
حدد حالتك، أضف قيمة، وانقر على زر إضافة إلى القائمة.
يمكنك إضافة العديد من الشروط إلى القائمة كما تريد. لإعطائك فكرة عن عدد الحقول، إليك نظرة على قائمة كافة حقول البريد فقط.
تحتوي قائمة كافة حقول جهات الاتصال على أربعة أعمدة من الخيارات – بحيث لا يمكن أن نلائمها كثيراً في لقطة شاشة معقولة. لذا لن نمر في كل من الحقول والشروط، ولكنك الآن تعرف مكانها وكيفية استخدامها.
يمكنك إعداد شروط متعددة في قاعدة للحصول على أشياء محددة كما تريد. هل تريد عرض رسائل آوت لوك Outlook في خط بحجم 16 نقطة بلون أحمر إذا كانت من جهة اتصال معينة، تم استلامها في آخر سبعة أيام، وتحتوي على كلمة معينة في الموضوع، وتتضمن مرفقاً؟ لا مشكلة.
كيفية حذف القاعدة:
إذا كنت قد أنشأت قاعدة ولم تعد بحاجة إليها، فمن السهل حذفها. في نافذة تنسيق شرطي، حدد القاعدة التي تريد حذفها وانقر فوق الزر حذف.
تذكر فقط أنه يمكنك فقط حذف القواعد التي أنشأتها – وليس القواعد الافتراضية المضمّنة في آوت لوك Outlook.
يمكنك إضافة العديد من الشروط كما تريد، ولديك الكثير من القواعد التي تريدها. وكما أوضحنا من قبل، فبمجرد إنشاء قواعد التنسيق الشرطية التي تم إعدادها بالطريقة التي تريدها، يمكنك نسخ الملف الشخصي إلى مجلد آخر، أو إلى جميع المجلدات إذا أردت ذلك.