كيفية إنشاء مجلدات البحث في آوت لوك للحصول على نتائج سريعة وتنظيم الرسائل

ميزة في آوت لوك ستوفر لك الكثير من الوقت والجهد

ميزة في آوت لوك ستوفر لك الكثير من الوقت والجهد

البحث في آوت لوك Outlook سهل جداً، ولكن من الممكن أن تزعجك كتابة نفس عمليات البحث مراراً وتكراراً إذا كنت تقوم بها بانتظام.

لذلك، تتيح لك مجلدات البحث المخصص أو ما يسمى بالإنكليزية Custom Search Folders حفظ عمليات البحث المخصصة هذه بحيث يمكنك الرجوع إليها عند الحاجة بنقرة واحدة أو اثنتين فقط.

على الرغم من أنه من المغري التفكير في مجلدات البحث المخصص Custom Search Folders مثل مجلدات البحث المحفوظة Saved Search Files ، إلا أنها في الواقع أكثر أهمية من ذلك.

نظراً لأنه يتم تحديثها تلقائياً، فإنها تعمل في الواقع مثل المجلدات الظاهرية – على غرار ميزة التصنيفات في Gmail، إلا أنها أكثر قوة.

هل تريد مجلداً يعرض الرسائل غير المقروءة فقط، من شخص معين، ولديه مرفق واحد أو أكثر؟ ليس هناك أي مشكلة فهذا الشيء ليس مستحيلاً وبالإمكان فعله.

دعنا نلقي نظرة على كيفية إعدادها.

إنشاء مجلد بحث محدد مسبقاً في Outlook:

يحتوي آوت لوك Outlook بالفعل على عدد من مجلدات البحث المحددة مسبقاً Predefined Search Folders التي يمكنك استخدامها.

لا يمكنك إجراء مزيد من التخصيص على أيٍّ من هذه، ولكن من المفيد إلقاء نظرة عليها أولاً في حالة تغطية كامل احتياجاتك.

للبدء، ستجد مجلدات البحث في أسفل قائمة المجلدات في ملف بيانات آوت لوك Outlook على الجانب الأيسر من النافذة.

يحتوي كل ملف بيانات على مجلد البحث Search Folder الخاص به، لذلك إذا كنت تستخدم آوت لوك Outlook للتحقق من أكثر من حساب واحد، فيمكنك إعداد مجلدات بحث مختلفة لكل مجلد.

لن تتمكن حتى من تحديد المجلد الخاص بـ مجلدات البحث Search Folders، حتى يتم إنشاء مجلد البحث الأول.

لإنشاء مجلد بحث، قم بالتبديل إلى علامة التبويب مجلد على الشريط العلوي، ثم انقر فوق زر مجلد بحث جديد.

هذا يفتح نافذة مجلد البحث الجديد. سترى مجموعة من مجلدات البحث المحددة مسبقاً Predefined Search Folders منظمة في فئات مثل قراءة البريد و بريد من أشخاص وقوائم و تنظيم البريد.

معظم المجلدات تشرح نفسها بنفسها ولا تحتاج لشرح، لذا لن نغطيها بالتفصيل – يمكنك فقط تصفحها.

هنا، نحن بصدد إنشاء مجلد بحث جديد يعرض بريداً غير مقروء Unread mail. إنه مجلد بحث جيد سهل الاستخدام، لأنه يعرض جميع رسائل البريد غير المقروءة، بغض النظر عن المجلد الذي تم تخزينه فيه.

انقر فقط على مجلد البحث الذي ترغب في إنشائه، ثم اضغط على الزر موافق.

هذا الأمر بسيط جداً ، أليس كذلك؟ والآن، لنلقِ نظرة على إنشاء مجلدات البحث المخصصة Custom search folders الخاصة بك، والتي تكون أكثر أهمية بالنسبة لك.

إنشاء مجلد بحث مخصص في Outlook:

تمنحك مجلدات البحث المخصص أو ما يسمى بالإنكليزية Custom search folders معايير إضافية لا تتضمنها مجلدات البحث المحددة مسبقاً Predefined Search Folders — يمكنك البحث إلى حد كبير في أي حقل تحتوي عليه رسالة آوت لوك Outlook.

الأهم من ذلك، يمكنك إنشاء مجلد بحث مخصص Custom search folder يستخدم معايير متعددة لتحديد الرسائل.

على سبيل المثال، قد يكون لديك رسالة عرض واحدة فقط من أشخاص معينين ولديهم كلمات محددة في سطر الموضوع.

لإنشاء مجلد بحث، قم بالتبديل إلى علامة التبويب مجلد على الشريط العلوي، ثم انقر فوق زر مجلد بحث جديد.

في نافذة مجلد البحث الجديد، قم بالتمرير لأسفل حتى أسفل القائمة، ثم حدد الخيار إنشاء مجلد بحث مخصص، ثم انقر فوق الزر اختيار الذي يظهر.

في نافذة مجلد البحث المخصص، اكتب اسماً اختيارياً للمجلد الذي ترغب بإنشائه (اخترت أن أسميه الرسائل غير المقروءة من مدير العمل في مثالي كما في الصورة).

بعد ذلك، ستقوم بإعداد معايير البحث، لذا اضغط على زر المعايير للبدء بذلك.

تسمح لك نافذة معايير مجلد البحث بتخصيص البحث وإعداد معاييره، حيث يمكنك تحديد أكبر عدد ممكن من المعايير المتاحة.

تحتوي علامة التبويب الرسائل على معايير أساسية تسمح لك بالبحث عن كلمات محددة في الموضوع أو نص الرسالة والمرسلين والمستلمين.

يمكنك أيضاً تضييق البحث عن الرسائل بشكل أكبر عن طريق تمكين خيار مكان تواجدي واختيار أحد الخيارات المتاحة مثل: على سطر “إلى” بمفردي فقط.

ويمكنك أيضاً تحديد نطاق زمني للرسائل بناءً على وقت استلامها وإرسالها وتعديلها وما إلى ذلك.

لذلك، على سبيل المثال، يمكنك عرض الرسائل التي تم استلامها في آخر سبعة أيام فقط.

توفر علامة التبويب خيارات إضافية المزيد من المعايير لتضييق نطاق البحث أكثر.

على سبيل المثال، يمكنك البحث عن طريق الرسائل في فئات معينة، أو تلك غير المقروءة Unread أو التي تحتوي على مرفقات Attachments ، حسب أهمية الرسالة، أو تلك التي تم وضع علامة عليها أو لا، وحتى البحث عن رسائل ذات حجم فعلي معين مثلاً.

بالمناسبة، هذا الأخير يمكن أن يكون مفيداً لإيجاد وحذف المرفقات الكبيرة.

تتيح لك علامة التبويب خيارات متقدمة إضافة معايير تستند إلى جميع الحقول التي يمكن تخزينها في آوت لوك Outlook.

هناك الكثير منها، لذلك لن نستطيع تغطيتها كلها هنا. ولكن باختصار، إذا كنت بحاجة إلى البحث عن طريق شيء لم تعثر عليه في علامات التبويب الأخرى، فستجد أنه من خلال النقر على هذا الزر حقل وتصفح القوائم ستجد ما تبحث عنه بالتأكيد.

عند الانتهاء من إعداد جميع المعايير التي تريدها على علامات التبويب الثلاث هذه، قم بالانتقال وانقر فوق الزر موافق للعودة إلى نافذة مجلد البحث المخصص Custom search folder. هناك شيء آخر قد ترغب في تهيئته هنا قبل الانتهاء.

بشكل افتراضي، سيتم سحب البحث المخصص الذي تقوم بإنشائه من جميع المجلدات في ملف بيانات آوت لوك Outlook.

إذا كنت ترغب في تحديد ذلك إلى مجلدات معينة فقط، انقر فوق الزر استعراض.

في نافذة تحديد مجلد / مجلدات Select Folders ، حدد المجلدات التي تريد تضمينها في البحث، ثم انقر فوق الزر موافق.

ثم العودة إلى نافذة مجلد البحث المخصصالرئيسية، امض قدماً وانقر على موافق مرة أخرى.

يقوم آوت لوك Outlook بإنشاء مجلد البحث المخصص وإضافته إلى طريقة عرض المجلد.

تعتبر ميزة مجلد البحث المخصص قوية جداًولها استخدامات عدة، فيما يلي بعض الأمثلة على أشياء يمكنك استخدام مجلدات البحث من أجلها:

  • الرسائل من وإلى رئيسك في العمل
  • الرسائل التي تحتوي على إشارات متابعة لم يتم حلها حسب الفئة (على سبيل المثال، يمكنك البحث عن العناصر التي لم يتم حلها في الفئة الشخصية).
  • رسائل ذات أهمية عالية
  • الرسائل من وإلى العميل (يمكنك أيضاً استخدام نطاقه بالكامل في مربع البحث واختيار البحث في جميع الحقول).
  • الرسائل ذات المرفقات والتي تتجاوز حجماً معيناً (رائعة للتخلص من المرفقات الكبيرة وتقليل حجم ملف البيانات).

هذا فقط فيض من غيض. إذاً، ما أنواع مجلدات البحث التي تنشئها؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!

مقالات قد تعجبك:

كيفية حفظ رسائل الإيميل والمواعيد وجهات الاتصال كملفات في Outlook
كيف يمكن التراجع عن البريد الإلكتروني المرسل؟ ومتى لا يمكن ذلك؟
ما هو التخزين السحابي وماهي افضل الشركات العالمية
كيفية حفظ مستند مايكروسوفت وورد كصفحة ويب
كيفية فتح وإنشاء وتحرير ملفات وورد وإكسل وباوربوينت مجاناً
ما هي ميزة صوت الموضع المكاني Spatial Sound في ويندوز؟ وكيف تعمل؟
تعليقات
جاري تحميل التعليقات ...