ملاحظة: بالرغم من طول المقالة، فهي مفيدة جداً ويجب عليك قراءتها للنهاية وخصوصاً إذا كنت من محبي برامج أوفيس ومن العاملين الجيدين على برنامج مايكروسوفت وورد Microsoft Word.
يمكن أن تكون مستندات وورد Word عبارة عن مستندات معقدة ضخمة طويلة بشكل غير طبيعي مع الكثير من الصور المضمّنة والخطوط والكائنات الأخرى.
لكن يبدو أيضاً أن الوثائق يمكن أن تنمو حجماً بشكل خارج عن الإرادة، دون سبب منطقي على الإطلاق.
إذا كنت تتعامل مع مستند ضخم، فإليك بعض الطرق التي يمكنك محاولة تقليل حجم ملفك باستخدامها.
عندما يكون لديك مستند وورد Word كبير بشكل ملحوظ، فإن أول شيء ستجربه لتقليل الحجم هو ضغط الصور فيه، يرجع ذلك جزئياً إلى وجود عدد كبير من برامج ضغط الصور المتوفرة، وأيضاً لأن الصور تبدو دوماً وكأنها تضاعف من حجم مستند وورد Word بشكل يتعدى المنطق.
يجب عليك المتابعة واتباع النصائح التي كتبناها في هذه المقالة لأنه إذا كان لديك صور في المستند، فهذه المقالة ستساعدك بشكل كبير في تقليل حجم مستندك.
وإذا لم يكن لديك صور أو كنت قد اتبعت هذه النصائح وتحتاج إلى تقليل حجم الملف بشكل أكبر، فستلبّيك هذه المقالة أيضاً.
لدينا الكثير من النصائح لمشاركتها، لذا قمنا بتقسيمها إلى فقرات من شأنها أن تساعد بالتأكيد على تقليل حجم مستند وورد Word ، وفقرات قد تساعد، وبعض النصائح الشائعة التي ينبغي عليك اتباعها.
هيا بنا نبدأ.
نصائح تساعد بالتأكيد على تقليل حجم المستند:
ليس كل نصيحة تجدها مفيدة لك. أحيانًا يرجع ذلك إلى أنها لا تنطبق على حالتك (إذا لم تكن لديك صور، فلن تكون النصائح حول ضغط الصور مفيدة) ولكن أحياناً تكون النصائح خاطئة. لقد اختبرنا جميع النصائح الواردة في هذا المقال، لذلك نحن نعلم تماماً أنها تعمل.
تحويل المستند إلى تنسيق DOCX:
أصدرت مايكروسوفت Microsoft تنسيق DOCX في إصدار Office 2007 ، لذا إذا كنت لا تزال تستخدم تنسيق .doc ، فقد حان وقت التحويل.
يعمل نوع الملف .docx الأحدث بشكل أساسي كملف ZIP بضغط محتويات المستند، بحيث يؤدي تحويل ملف .doc إلى تنسيق .docx إلى جعل المستند أصغر. (ينطبق هذا أيضاً على تنسيقات أوفيس Office الأخرى مثل Excel (.xls إلى .xslx) ، PowerPoint (.ppt إلى .pptx) و Visio (.vsd إلى .vsdx) بالمناسبة).
لتحويل ملف .doc ، افتحه في وورد Word وانقر فوق ملف > معلومات > تحويل Convert.
انقر فوق موافق على المطالبة التي تظهر، انقر فوق الزر حفظ، و سيقوم وورد Word بتحويل المستند إلى .docx.
يقوم وورد Word بإجراء هذا التحويل من خلال إنشاء إصدار جديد تماماً من المستند بالتنسيق الجديد، وسيتم الاحتفاظ بالإصدار القديم من .doc.
اختبرنا ذلك من خلال نموذج ملف doc مكوّن من 20 صفحة يحتوي على ست صور وجداول متنوعة وعلامات تنسيق.
كان الملف .doc الأصلي 6،001 كيلوبايت، لكن الملف docx المحوّل كان حجمه 721 كيلوبايت فقط.
إن هذا يشكل 12 ٪ من الحجم الأصلي! لن يقوم أي شيء آخر نقترحه أدناه بعمل المزيد لتقليل حجم الملف، لذلك إذا كان لديك ملفات .doc يمكنك التحويل إلى .docx ، فقد يكون هذا التحويل كافٍ.
إدراج صورك بدلاً من نسخ ولصقها:
عندما تقوم بنسخ صورة ولصقها في المستند، يقوم وورد Word بعمل افتراضات معينة حول كيفية التعامل معها.
تتمثل إحدى هذه الافتراضات في أنك تريد أن تكون الصورة التي تم لصقها بتنسيق BMP ، وهو نوع ملف كبير، أو أحيانًا PNG ، والذي لا يزال كبيراً إلى حد كبير.
بديل بسيط هو لصق صورتك في برنامج تحرير بدلاً من ذلك، وحفظها بتنسيق أصغر مثل JPG ، ثم استخدام إدراج> صورة لإدراج الصورة في المستند بدلاً من ذلك.
لقد تم لصق اللقطة الصغيرة أدناه مباشرةً في مستند وورد Word فارغ، مما أدى إلى ارتفاع حجم المستند من 22 كيلوبايت إلى 548 كيلوبايت.
إن لصق لقطة الشاشة هذه في الرسام، وحفظها بتنسيق JPG ، ثم إدراج JPG في مستند فارغ أدى إلى الانتقال بالوثيقة إلى 331 كيلوبايت فقط.
هذا أصغر بقليل من 40٪. والأفضل من ذلك، أن استخدام تنسيق GIF أدى إلى وجود مستند أصغر من 60٪. تمت زيادتها، وهذا هو نفس نسبة الفرق بين مستند 10 ميغابايت ومستند 4 ميغابايت.
بالطبع، لا يمكنك دائماً التخلص من هذا. في بعض الأحيان، ستحتاج إلى جودة صورة أفضل يمكن أن تقدمها تنسيقات مثل BMP و PNG.
لكن إذا كانت صورة صغيرة أو لا تحتاج إلى جودة فائقة، فيمكنك استخدام تنسيق أفضل وإدخال الصورة.
أثناء قيامك بحفظ الصورة، قم بتحريرها:
عندما تقوم بتحرير صورة في وورد Word ، فإنها تقوم بتخزين كافة تحريرات الصور كجزء من المستند.
مثلاً إذا قمت بقص صورة في المستند، ما زال وورد Word يحتفظ بالصورة الأصلية الكاملة. وإذا تم تغيير صورة إلى أبيض وأسود، فسيظل يحتفظ وورد Word بالصورة الأصلية بالألوان الكاملة.
يؤدي ذلك إلى زيادة حجم المستند دون داعٍ، لذلك عند إجراء تغييرات على صورك، وكنت متأكداً من أنك لست في حاجة إلى التراجع عن هذه الصور، يمكنك جعل وورد Word يتجاهل بيانات التحرير.
ولكن أفضل من إزالة البيانات غير الضرورية من المستند هو عدم وجود تلك البيانات غير الضرورية في المستند في المقام الأول.
من الأفضل إجراء أي تعديلات يمكنك إجراؤها، حتى التعديلات البسيطة مثل الاقتصاص أو إضافة سهم، في محرر الصور قبل إدراج الصورة في المستند.
ضغط جميع الصور دفعة واحدة:
نعم، قلنا في البداية أن هذه المقالة كانت عن طرق أخرى لتقليل حجم ملفك، لكن معظم المقالات حول هذا الموضوع تخبرك بكيفية ضغط صورك في وقت واحد (بما في ذلك مقالتنا)، وهنا في SyrianTech.com دائماً ما نحاول إيجاد طرق أفضل للقيام بالأشياء.
انقر فوق ملف > حفظ باسم > خيارات إضافية. (قد يكون لديك حفظ نسخة بدلاً من حفظ باسم إذا كان لديك OneDrive مع تشغيل ميزة حفظ تلقائي).
يفتح هذا مربع الحوار حفظ باسم، حيث يمكنك الوصول إلى بعض الخيارات الإضافية. انقر فوق أدوات > ضغط الصور.
يؤدي ذلك إلى فتح لوحة ضغط الصور، حيث يمكنك تحديد الضغط الذي تريد تطبيقه على جميع صورك في وقت واحد.
يظهر خيار تطبيق على هذه الصورة فقط باللون الرمادي لأن هذه أداة كل شيء أو لا شيء – إما أن جميع صورك سيتم تطبيق هذه الخيارات عليها عندما تقوم بحفظ المستند أو لن تفعل أي منها.
لذا إذا كنت ترغب في اختيار خيارات مختلفة للصور المختلفة، فإن هذا لن يجدي. ولكن إذا كنت تبحث عن ضغط جميع صورك دفعة واحدة، فهذا هو خيار الاستخدام.
حدد اختياراتك، انقر فوق موافق، ثم قم بحفظ الإصدار الجديد من المستند مع كل الصور المضغوطة.
وقف دمج الخطوط في المستند:
ما لم تكن تستخدم خطاً غير معتاداً من كوكب آخر، فمن المؤكد تماماً أن أي شخص تشارك معه المستند سيكون قادراً على قراءته باستخدام نسخته من وورد Word (أو بديل مجاني مثل Libre Office).
فلماذا تريد أن تضيع مساحة في ملفك من خلال تضمين الخطوط؟ وقف هذا يحدث عن طريق الذهاب إلى ملف > خيارات > حفظ وإيقاف خيار تضمين الخطوط في الملف.
قد تعتقد أن هذا لن يحدث فرقاً كبيراً، لكنك ستكون على خطأ. في حالة تشغيل خيار تضمين الخط وإيقاف تشغيل الخيار عدم تضمين خطوط النظام العامة، يكون الفرق في حجم الملف 2 ميغابايت تقريباً.
حتى في حالة تشغيل عدم تضمين خطوط النظام العامة (مما يعني أن الخطوط مثل Calibri و Arial و Courier New و Times New Roman وما إلى ذلك غير مضمنة)، فلا يزال الملف أكبر من 1.3 ميغابايت تقريباً.
لاحظ الفرق في حجوم المستندات، حيث يمثل المستطيل الزهري حجم الملف مع تضمين كل الخطوط، والمستطيل الأخضر الحجم مع تضمين الخطوط الشائعة فقط، والرمادي الحجم مع عدم تضمين أي خط.
لذا نعم، قم بإيقاف تضمين الخطوط في المستند.
توقف عن تضمين ملفات أخرى إذا كنت تستطيع:
يمكنك تضمين جدول بيانات إكسل Excel في مستند وورد Word أو ربطه (ويمكنك القيام بذلك مع ملفات أخرى، مثل العروض التقديمية لـ باور بوينت PowerPoint أو الرسوم البيانية لـ Visio ، أيضاً).
إذا كان يمكنك الربط بجدول البيانات بدلاً من تضمينه، فستوفر على نفسك معظم حجم ملف إكسل Excel.
لن تحفظ كل ذلك، نظراً لأن جدول البيانات المرتبط سيظل يضيف بعض الحجم، لكن المستند سيكون أصغر بكثير مع رابط من تضمين كامل.
بالطبع، هناك عيوب للربط وكذلك فوائد، لذلك تأكد من قراءة هذه المادة لفهمها قبل القيام بذلك.
إيقاف تخزين صورة مصغرة للمستند:
مرة أخرى، يتيح لك وورد Word تخزين صورة مصغرة للمستند بحيث يمكن لـ ويندوز Windows عرض معاينة في مستكشف الملفات.
في هذه الأيام، يمكن لـ مستكشف الملفات File Explorer فعل ذلك بمفرده ولا يحتاج إلى مساعدة من وورد Word ، ولكن الخيار لا يزال موجوداً في المستند.
في مستند الاختبار كان الحجم 721 كيلوبايت، يؤدي تشغيل هذا الخيار إلى زيادة حجم الملف إلى 3247 كيلوبايت.
هذا حجمه 4.5 أضعاف حجم الملف الأصلي — بدون أي شيء. ستجد هذا الإعداد في ملف > معلومات > خصائص > خصائص متقدمة.
أوقف تشغيل مربع الاختيار حفظ الصور المصغرة لجميع مستندات Word وانقر على موافق.
اسم هذا الخيار مضلل بعض الشيء لأن إيقافه هنا يؤثر فقط على المستند الذي قمت بفتحه، على الرغم من أنه يقول جميع مستندات Word.
إذا تم تشغيل هذا بشكل افتراضي عند إنشاء مستند، سوف تحتاج إلى إيقاف تشغيله في القالب Normal.dotx وقد قدمت مايكروسوفت Microsoft تعليمات ممتازة للقيام بهذا إذا كنت غير متأكد من كيفية القيام بذلك.
يمكنك أيضاً إيقاف تشغيل هذا الإعداد في مربع الحوار حفظ باسم، حيث يطلق عليه حفظ الصورة المصغرة.
إزالة المعلومات الشخصية والمخفية من المستند:
لا يقتصر أمر إضافة معلومات شخصية على زيادة حجم المستند، بل من المحتمل أيضًا أن تقدم للقراء معلومات لا تريدها.
قد تكون هناك أيضاً معلومات تم تنسيقها على أنها مخفية، وإذا لم تكن بحاجة إلى هذا النص المخفي في المستند، فلماذا لا تتخلص منها؟
قم بإزالة هذه المعلومات غير الضرورية من المستند عن طريق التوجه إلى ملف ثم معلومات ثم اضغط على البحث عن مشاكل فيظهر لك عدة خيارات، اضغط على فحص المستند.
تأكد من تشغيل خصائص المستند والمعلومات الشخصية بعدها انقر فوق فحص. عند انتهاء تشغيل المفتش.
انقر فوق إزالة الكل في قسم خصائص المستند والمعلومات الشخصية.
خفض هذا الإجراء حجم ملف الاختبار الخاص بنا بمقدار 7 كيلوبايت، لذلك ليس هناك كم هائل. ومع ذلك، من الأفضل إزالة المعلومات الشخصية من ملفاتك، لذا يجب أن تفعل ذلك على أي حال.
تحذير: لا يمكنك استرداد هذه البيانات بعد إزالتها، لذا تأكد من أنك لا تريدها فعلاً قبل إزالتها. يمكنك فعل الشيء نفسه بالنسبة لخيار المحتوى غير المرئي و النص المخفي، ولكن هذا سيجعل الملف أصغر فقط إذا كان لديك محتوى مخفي.
إيقاف الاسترداد التلقائي (إذا كنت تجرؤ):
إحدى ميزات وورد Word الرائعة – في الواقع، إحدى الميزات الرائعة لكل تطبيق من تطبيقات أوفيس Office – هي ميزة الاسترداد التلقائي AutoRecover.
تعمل هذه الميزة على عمل نسخ احتياطية منتظمة من الملف أثناء العمل، لذلك إذا تعطل برنامج وورد Word أو أعدت تشغيل جهاز الكمبيوتر بشكل غير متوقع (على سبيل المثال عندما يقوم ويندوز Windows بتحديث النظام بين عشية وضحاها)، سيتم تقديم إصدارات مسترجعة تلقائياً من المستندات المفتوحة في المرة التالية التي تبدأ فيها تشغيل وورد Word.
بالطبع، كل هذه الإصدارات تضيف إلى حجم ملفك، لذا إذا قمت بإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي، فسيكون ملفك أصغر.
انتقل إلى ملف > خيارات > حفظ – حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل خيار [x دقيقة].
لن يحدث هذا فارقاً فورياً، ولكنه سيتوقف عن إضافة إصدارات جديدة من الاسترداد التلقائي إلى الملف أثناء العمل عليه.
فقط كن حذراً من أنه لن يكون لديك إصدارات الاسترداد التلقائي حتى إذا تعطل وورد Word أو تم إغلاقه بشكل غير متوقع، ستفقد كل عملك منذ آخر مرة قمت فيها بحفظه.
انسخ كل شيء إلى مستند جديد تماماً:
أثناء العمل على مستند، يحفظ وورد Word أشياء متنوعة في الخلفية لمساعدتك. تستطيع إيقافها متى أمكن، وكيفية حذف البيانات التي يجمعها وورد Word ، ولكن ستظل هناك أشياء في مستندك لا تحتاج إليها على الأرجح.
إذا وجدت نفسك عرضة لهذا النوع من زيادة حجم المستند، فيمكنك إنشاء مستند جديد ثم نسخ كل شيء إليه.
ابدأ بإنشاء مستند فارغ جديد. حدد كل المحتوى الموجود في المستند الحالي عن طريق الضغط على Ctrl + A.
في المستند الجديد، اضغط على Ctrl + V للصق كل شيء. يؤدي هذا إلى نسخ كل النص، أو الأقسام، أو التنسيق، أو خيارات تخطيط الصفحة، أو ترقيم الصفحات — كل ما تحتاجه.
لن يحتوي المستند الجديد على أيٍّ من حفظ الخلفية السابقة، أو معلومات الاسترداد التلقائي، أو الإصدارات السابقة، وهذا من شأنه تقليل حجم الملف.
ضع في اعتبارك أن هذا سيؤدي إلى نسخ أي بيانات تحرير في صورك، لذا قد ترغب في إزالة ذلك من المستند الأصلي أولاً قبل نسخ كل شيء إلى المستند الجديد. إذا لم تفعل ذلك، فهذا ليس بالأمر الكبير. لا يزال بإمكانك إزالته من المستند الجديد.
لا يمكننا إخبارك بمدى توفير هذا، لأنه يمكن أن يكون أي شيء من بضعة كيلوبايت إلى الكثير من الميغابايت، ولكنه دائماً يستحق القيام به إذا كنت تريد تجريد أكبر قدر ممكن من الحجم من المستند.
كمكافأة، رأينا أيضاً أن عملية نسخ / لصق في الوثيقة الجديدة تحل أخطاءً غريبة في مستندات وورد Word يصعب تتبعها بطريقة أخرى.
نصائح قد تساعد على تقليل حجم المستند:
تبدو بعض النصائح وكأنها ستساعدنا، ولكن لم نتمكن من الحصول على نتيجة إيجابية معها. لا نقول إنها لن تساعدك في تقليل حجم ملفك، ولكن يبدو أنك ستحتاج إلى مجموعة معينة من الظروف للحصول على أي فائدة منها.
نوصي بشدة بتجربة النصائح من القسم السابق أولاً، ومن ثم تجربة هذه النصائح التالية إذا احتجت لذلك.
إيقاف حفظ الخلفية:
كلما كان المستند أكثر تعقيدًا، وكلما طالت الفترة منذ أن قمت بحفظه، زادت المدة التي يمكن أن يستغرقها ذلك للحفظ عندما تنقر على الزر حفظ.
للمساعدة في تجاوز هذا، يحتوي وورد Word على إعداد في ملف ثم خيارات ثم السماح بالحفظ في الخلفية.
يتم تمكين هذا الإعداد افتراضياً ويحفظ المستند في الخلفية أثناء العمل عليه. تكمن الفكرة في أنه عند النقر على حفظ، سيكون هناك عدد أقل من التغييرات للحفظ، وبالتالي ستحفظ كثيراً بشكل أسرع.
يعد هذا إلى حد كبير ارتداداً للأيام التي استخدم فيها وورد Word عدداً أكبر نسبياً من موارد النظام، وعلى الأنظمة الحديثة، ربما لا تكون مطلوبة، خاصةً إذا كنت لا تقوم بتحرير مستندات طويلة أو معقدة بشكل كبير.
سنرى ما إذا كان هذا يحدث فرقاً في حجم الملف. لم يؤد ترك مستند مفتوح مع هذا الإعداد إلى أي اختلاف في حجم مستند الاختبار (بينما أدى ترك ميزة الاسترداد التلقائي قيد التشغيل إلى زيادة حجم الملف).
لم يتسبب إجراء التعديلات على مدى 30 دقيقة تقريباً في تغيير حجم المستند بشكل ملحوظ، بصرف النظر عما إذا كان السماح بحفظ الخلفية قيد التشغيل أو الإيقاف. كما أن إيقاف تشغيله لم يغير من سرعة حفظ المستند.
باختصار: هذا أمر متروك لك. إذا لم يؤدي إيقافها إلى تقليل حجم ملفك، فاتركه، لأن أي شيء يفعله وورد Word لحفظ المستندات تلقائياً هو أمر جيد.
تحويل إلى RTF ومن ثم العودة والتحويل إلى DOCX:
يرمز RTF إلى تنسيق Rich Text ، وهو معيار مفتوح للمستندات التي توفر تنسيقًا أكثر قليلاً من النص العادي، ولكن ليس بجميع ميزات DOCX.
فكرة تحويل DOCX إلى RTF هي أنه يزيل كل التنسيقات الإضافية وأي بيانات مخفية بحيث عند حفظ RTF كملف DOCX ، سيكون حجم الملف أصغر.
قمنا بتحويل مستند الاختبار الذي يبلغ حجمه 721 كيلوبايت ذو 20 صفحة إلى تنسيق RTF الذي وصل حجمه إلى 19.5 ميغابايت (لذا لا تستخدم تنسيق RTF إذا كنت تريد ملفاً صغيراً).
نتج عن إعادته إلى DOCX في ملف كان 714 كيلو بايت. وهذا يمثل توفيراً يبلغ 7 كيلوبايت – أقل من 1٪ – ولأن RTF لا يستطيع التعامل مع بعض من تنسيق الجدول البسيط الذي استخدمناه، اضطررنا إلى إعادة تهيئة… والتي رفعت حجمها إلى 721 كيلوبايت.
لا يبدو أن هذا الخيار سيحقق فوائد كثيرة لمستندك، خاصةً إذا كانت DOCX الحديثة تتمتع بالكثير من إمكانات التنسيق التي لا يمكن لـ RTF التعامل معها.
تحويل إلى HTML ومن ثم تحويل العودة إلى DOCX:
إنها نفس فكرة التحويل إلى RTF ، فيما عدا أن HTML هو تنسيق ويب. أظهر اختبار التحويل لدينا نتائج متطابقة تقريبًا لاستخدام RTF.
لقد حاولنا ذلك على ملف DOCX ذو الحجم 721 كيلوبايت، وتم تحويله إلى ملف HTML بحجم 383 كيلوبايت.
نتج عن إعادة تحويله إلى DOCX ملف بحجم 714 كيلو بايت. وهذا يمثل توفيراً بنسبة 1٪ ، ولكنه تعثر بالتنسيق، خاصةً رؤوس الرسائل، وسيتعين إعادة تنفيذه.
فك ضغط المستند وإعادة ضغطه:
مستند DOCX هو ملف مضغوط، مثل الأرشيف الذي تقوم بإجرائه باستخدام 7-Xip أو WinRar.
هذا يعني أنه يمكنك فتحه باستخدام واحدة من تلك الأدوات ومشاهدة كل المحتويات. نصيحة واحدة قد تراها هي استخراج جميع الملفات من DOCX ، وإضافتها إلى أرشيف مضغوط، ثم إعادة تسمية هذا الأرشيف إلى ملحق ملف DOCX.
الآن، لقد حصلت على مستند وورد Word تم ضغطه! من الناحية النظرية، يبدو هذا معقولًا ولكن باستخدام تنسيقات 7-Zip و WinRar وتنسيقات أرشيف مختلفة وجدنا أنه في كل مرة حاولنا فتح ملف .docx الذي أنشأناه، أخبرنا وورد Word أن الملف تالف.
قد تكون هناك بعض الجدارة في هذه الفكرة – لم يصل حجم ملف الـ 721 كيلوبايت إلا إلى 72 كيلوبايت فقط، لكننا لا ننصح بذلك إلا إذا كنت ترغب في قضاء الكثير من الوقت في المحاولة معه لمحاولة تشغيله.
قد يكون الحفظ أيضاً أثر على المستند لأن عملية الضغط قامت بإزالة / ضغط شيء يمنع وورد Word من فتح المستند، لكننا لا نستطيع التأكد.
نصائح مقترحة شائعة من المرجح ألا تحدث أي فرق:
هناك بعض الاقتراحات التي تطوف حول الإنترنت والتي تبدو معقولة ولكن لن يكون لها تأثير كبير. هذا لا يعني أنك لا يجب أن تجربها ، فقط أنك لا يجب أن تتوقع تأثيرًا كبيرًا على حجم المستند.
قم بإزالة الإصدارات السابقة من المستند:
يحتفظ وورد Word بالإصدارات السابقة من المستند أثناء العمل عليه. هذه هي وظيفة الحفظ الآلي، ويقترح بعض الأشخاص حذفها عن طريق الانتقال إلى ملف > معلومات > إدارة المستند وإزالة أي إصدارات قديمة.
مع ذلك، ليس هناك شيء يفعل ذلك لأن تلك الإصدارات القديمة مخزنة في نظام ملفات ويندوز Windows ، وليس في مستند وورد Word.
لن يؤدي حذفها إلى جعل المستند أصغر. إذا كنت تريد إزالة أي معلومات إصدار سابق من داخل المستند، فقم بنسخ المحتوى إلى مستند جديد تماماً أو قم بإجراء ملف > حفظ باسم للحفظ في مستند جديد، كما اقترحنا سابقاً.
لصق النص فقط، وليس التنسيق:
عندما تريد النسخ واللصق من مستند واحد إلى مستندك الحالي، يمكنك استخدام خيارات لصق مختلفة.
الخيار الافتراضي المستخدم إذا قمت بالنقر فوق الزر لصق (أو اضغط Ctrl + V) هو الاحتفاظ بتنسيق المصدر.
يقوم هذا بنسخ الخطوط غير الافتراضية والتنسيق مثل غامق ومائل وما إلى ذلك. ولكن إذا قمت بالنقر فوق الخيار الاحتفاظ بالنص فقط، فهذا يعني – أو هكذا تذهب النظرية – تقليل حجم الملف عن طريق إزالة التنسيق.
لقد حاولنا ذلك باستخدام مستند مكون من 20 صفحة يحتوي على تنسيقات مختلفة مطبقة على النص في كل صفحة، وكان فرق الحجم المتوسط أقل بقليل من 2 كيلوبايت لكل صفحة.
قد يكون هذا هاماً إذا كنت تملك مستنداً بأكثر من 250 صفحة، حيث يصل مجموعها إلى حوالي 0.5 ميغابايت، ولكن هل سيكون لديك مستند وورد Word مؤلف من 250 صفحة بدون تنسيق؟
ربما لا، نظراً لأنه غير قابل للقراءة في أغلب الأحيان، لذلك قد تبذل جهداً مضاعفاً عند إضافة التنسيق مرة أخرى.
من المحتمل أن تكون أي فوائد لهذه الطريقة، قم بنسخ المستند بأكمله ولصقه في مستند جديد لإزالة الإصدارات السابقة وتغييرات التحرير القديمة وما إلى ذلك.
تغيير حجم الصفحة:
يمنحك وورد Word خيار تغيير حجم الصفحة بالانتقال إلى تخطيط > الحجم والتغيير من الحجم “Letter” الافتراضي.
إذا اخترت حجماً أصغر، سيكون مماثلاً لحجم A4 ، ولن يلاحظه القراء الآخرون، وستحصل على توفير صغير الحجم.
لقد حاولنا ذلك باستخدام مستند مكون من 20 صفحة باستخدام حجم Letter الذي كان حجمه 721 كيلوبايت.
لقد قمنا بتغيير الحجم إلى A4 ، و A5 (وهو نصف حجم A4) ، و B5 وظلت الوثيقة ثابتة 721 كيلوبايت في كل مرة. وبعبارة أخرى، فإنه لا يوجد فرق في حجم الملف على الإطلاق.
التوقف عن تضمين البيانات اللغوية:
هناك إعداد في الملف> الخيارات> متقدمة باسم “تضمين البيانات اللغوية” ، وستظهر لك نصائح في أماكن متعددة تطلب منك إيقافها. مبدئياً، يبدو هذا معقولًا، ألا تزيد البيانات اللغوية الإضافية من حجم المستند؟
باختصار، الإجابة هي لا إذا كنت تستخدم ملفًا docx حديثاً. يعالج وورد Word البيانات اللغوية خلف الكواليس، ولا يشغل أي مساحة في المستند.
يمكن أن يؤدي إيقاف تشغيل هذا الخيار إلى اختلاف طفيف في ملفات .doc الأقدم، ولكن حتى في هذه الحالة ستستفيد فقط إذا كنت قد استخدمت أداة الكتابة اليدوية وكان وورد Word يحتوي على بعض معلومات تصحيح التعرّف على خط اليد لتخزينها. خلاف ذلك، فإنه لا يوجد فرق على الإطلاق.
هذه هي قائمة شاملة إلى حد ما من الطرق التي يمكنك بها تقليص حجم ملفات وورد Word ، ولكننا نبحث دائماً عن طرق جديدة لتجربتها. أخبرنا في التعليقات إذا كنت تعرف تقنية فاتتنا، وسنتحقق منها!
