ما هو أسوأ من عدم القدرة على عقد لقاء مع شخص ما؟ كيف يمكن طلب الحصول على اجتماع في فترة لا تعمل فيها؟ يمكننا مساعدتك في إعداد آوت لوك Outlook حتى يعرف الناس على الأقل ساعات عملك.
قم بإنشاء طلب اجتماع في آوت لوك Outlook عبر الضغط على زر اجتماع.
من التبويبة اجتماع قم بالضغط على زر مساعد الجدولة الذي سيساعدك في العثور على وقت تكون فيه أنت ومستلمي طلب الاجتماع حرين.
عندما تفتح مساعد الجدولة Schoduling Assistant، فإن الساعات المعروضة لكل يوم لا تمتد من منتصف الليل إلى منتصف الليل؛ إنها من الساعة 8 صباحاً إلى 5 مساءً.
هذا هو يوم عمل آوت لوك Outlook الافتراضي، والذي يمكنك تغييره إلى أي ساعات تفضل. فقط انقر فوق ملف> خيارات> التقويم وابحث عن قسم وقت العمل. يمكنك تغيير ساعات العمل التي تريدها هنا.
على سبيل المثال، سنقوم بتغيير ساعات العمل لدينا من الساعة 10 صباحاً إلى الساعة 4 مساءً ثم انقر فوق موافق. افتح طلب اجتماع جديد وانقر فوق مساعد الجدولة، ستلاحظ أنه تغيرت ساعات العمل لتعكس الساعات الجديدة التي وضعناها.
سيعرض آوت لوك Outlook هذه الساعات لأي شخص لديه حق الوصول إلى تقويمك عندما يحاول حجز اجتماع معك.
دعنا نقل أنك تعمل ليلاً عن بعد ويمكن أن تحدد ساعاتك الخاصة. يجب أن تكون متاحاً في فترة ما بعد الظهر حتى يكون هناك بعض التداخل مع زملائك ذوو العمل المبكر، لكنك تفضل أن تبدأ في وقت لاحق، لذلك يمكنك تغيير ساعات العمل من 12 مساءً إلى 8 مساءً.
عند إنشاء طلب اجتماع وإضافة زميل، يعرض آوت لوك Outlook ساعات العمل من الساعة 12 مساءً إلى الساعة 8 مساءً وأي ساعات حرة قي هذه الفترة ستظهر على شكل شريط رمادي فاتح.
عندما يحاول أحد ما حجز اجتماع معك، ستظهر جميع الساعات حتى الساعة 12 ظهراً على أنها شريط رمادي فاتح لهم.
يمكنك أيضاً تعيين أيام العمل، لذا إذا كنت تعمل بدوام جزئي أو كنت تعمل في عطلة نهاية الأسبوع، فيمكنك تغيير هذا من ملف> خيارات> التقويم> أسبوع العمل.
سوف نغير بلدنا لإظهار أن يوم الجمعة هو يوم عطلة. عندما ننشئ طلباً جديداً للاجتماع وننظر إلى مساعد الجدولة، فإنه يظهر طوال اليوم كشريط رمادي فاتح، مما يشير إلى أن هذه ليست ساعات عمل بالنسبة لنا.
قد تحتاج إلى تثقيف زميلك فيما يتعلق بما يعنيه الشريط الرمادي -وتشجيعه على وضع أيام عمل وساعات عمل خاصة به- ولكن بمجرد أن يعرف الجميع معنى ذلك، فإن الناس على الأقل لن يلوموك إلا إذا حجزوا اجتماعاً معك لفترة غير محجوزة للعمل.