يبدو أن المكتب بلا أوراق الذي وعدنا به لم يصل أبداً لكثير من الناس. ولكن الواقع هو أن مكتباً بلا أوراق موجود هنا اليوم إذا كنت ترغب في الاستفادة منه.
إذا كنت لا تزال شخصاً يطبع رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب والمستندات الأخرى، فيمكنك التوقف الآن.
هناك طرق أفضل لتتبع معلوماتك والوصول إليها بسرعة أكبر – لا يمكنك البحث عن كلمات على أجزاء مادية من الورق.
السبب وراء التوقف عن الطباعة:
الطباعة مكلفة وغير مريحة، وتتطلب خراطيش حبر باهظة الثمن غالباً وورق طابعة وطابعات جديدة عندما تفشل تلك الطابعة النافثة للحبر الرخيصة.
كل هذه الورقة تصبح فوضى يجب تنظيمها بشكل صحيح، أو لن تتمكن أبداً من العثور على ما تبحث عنه. لا يمكنك الوصول إليه عندما تكون بعيداً عن مكتبك، ولا يمكنك البحث عبره، ولديك فقط نسخة واحدة لذلك أنت في مشكلة إذا حدث أي شيء.
كانت الطباعة ضرورية عندما كانت أجهزة الكمبيوتر عبارة عن طوب ثقيل جلس على المكاتب. نحن الآن نتجول مع أجهزة الكمبيوتر في جيوبنا والأجهزة اللوحية التي يمكن أن تقرب حجم قطعة من الورق، والخدمات السحابية التي يمكن نسخها احتياطياً ومزامنة جميع المستندات عبر جميع أجهزتك.
يمكنك البحث عن المستندات التي قمت بحفظها بالكلمات التي تحتويها حتى لا تضطر إلى إعداد نظام ملفات معقد وإتقانه.
كيفية التوقف عن الطباعة:
ربما توقف المهوسون عن الطباعة منذ فترة طويلة، ولكن لا يزال هناك الكثير من الأشخاص الذين يطبعون رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب بانتظام. سنحاول تقديم بعض النصائح لإرشادك بعيداً عن الطابعة وإلى طريقة جديدة لحفظ المعلومات ذات مغزى وتنظيمها.
- إنشاء خزانة ملفات رقمية: أولاً، سترغب في تحديد مكان حفظ الأشياء بدلاً من طباعتها. يساعد في الحصول على موقع ثابت واحد حيث يمكنك حفظ كل شيء.
نوصي بإجراء خدمة سحابية تتم مزامنتها عبر جميع أجهزتك حتى تتمكن من الوصول إليها على الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وكذلك على جهاز الكمبيوتر.
يستخدم العديد من الأشخاص Evernote كأرشيف لكل الملاحظات والمستندات الخاصة بهم، ولكن يمكنك أيضاً اختيار الحفظ في خدمة تخزين سحابية مثل Dropbox أو Google Drive أو Microsoft OneDrive.
إذا كنت تفضل حقاً التخزين المحلي، فيمكنك حفظ ملفاتك في مجلد واحد على جهاز الكمبيوتر- ولكن تأكد من عمل نسخة احتياطية منه.
سيكون هذا أقل ملاءمة حيث سيتعين عليك نسخ الملفات يدوياً إلى أجهزتك الأخرى إذا كنت تريد عرضها في مكان آخر.
- الطباعة إلى PDF: أي شيء قد ترغب في طباعته – سواء كان إيصالاً أو مستنداً أو بريداً إلكترونياً أو صفحة ويب – يمكن طباعته على ملف PDF.
أولاً، ستحتاج إلى تثبيت طابعة PDF على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام ويندوز Windows. يمكنك بعد ذلك متابعة عملية الطباعة كالمعتاد، وتحديد طابعة PDF الافتراضية. ستحصل على ملف يمكنك تخزينه في شيء مثل Evernote أو Dropbox.
- طباعة رسائل البريد الإلكتروني: يمكن طباعة رسائل البريد الإلكتروني إلى PDF بنفس الطريقة. يمكنك أيضاً تجربة تمييزها بنجمة (إذا كنت تستخدم Gmail) أو إضافتها إلى مجلد أو تصنيف خاص حيث يمكنك الرجوع إليها لاحقاً.
يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني هذه لاحقاً من أي جهاز باستخدام عميل بريد إلكتروني – لا حاجة للطباعة.
- طباعة صفحات الويب: إذا قمت بطباعة صفحات الويب للإشارة إليها لاحقاً، فيمكنك طباعتها على PDF بدلاً من ذلك.
يمكنك أيضاً وضع إشارة مرجعية عليها لعرضها لاحقاً (يمكن مزامنة الإشارات المرجعية عبر جميع أجهزتك).
إذا كنت ترغب في قراءة صفحة الويب لاحقاً، فاستخدم خدمة مثل Pocket أو Instapaper لإنشاء قائمة بالأشياء التي تريد قراءتها.
تتطلب خدمات مثل هذه صفحة ويب وتحويلها إلى مقال نصي للقراءة فقط، وحتى تخزينها في وضع عدم الاتصال على الأجهزة المحمولة حتى تتمكن من قراءة صفحة الويب لاحقاً دون الحاجة إلى الطباعة.
- طباعة الخرائط: لا يجب عليك طباعة الخرائط إذا كان لديك هاتف ذكي مزود بنظام GPS. إذا كنت تستخدم خرائط Google ، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق خرائط Google وعرض قائمة من عمليات البحث التي أجريتها على موقع خرائط Google على جهاز الكمبيوتر. يمكنك أيضاً طباعة الخريطة إلى PDF ، بالطبع.
- إرسال المستندات عبر الفاكس: لا تزال بعض الشركات القديمة المتكلسة تطلب الفاكس. يمكنك استخدام خدمة مثل HelloFax لإرسال رسائل الفاكس عبر الويب.
يقدم HelloFax خمس فاكسات مجانية شهرياً – يجب أن يكون هذا أكثر من كافٍ للمستخدمين المنزليين الذين يحتاجون في بعض الأحيان إلى إرسال أعمال عبر الفاكس فقط.
- عندما يصر شخص ما على المستندات المطبوعة: للأسف، لا تزال بعض المنظمات تصر على المستندات المطبوعة. لا يوجد شيء حول هذا. إذا لم يأخذوا ملف PDF عن طريق البريد الإلكتروني، فقد تضطر إلى الطباعة.
- ماذا تفعل مع مستنداتك الورقية القديمة: من الأسهل البدء في المضي قدماً بطريقة لا ورقية بدلاً من تقرير تحويل جميع مستنداتك الورقية القديمة بشكل منهجي إلى إصدارات رقمية – وهذا يمكن أن يكلفك كثيراً من العمل. مع ذلك، يمكنك مسح مستنداتك القديمة إلى ملفات PDF باستخدام ماسح ضوئي.
باستخدام الملفات الرقمية:
تحتوي مساحة عملك الرقمية الآن على عدد من المزايا التي لا تتمتع بها الورقة:
- النسخ الاحتياطي: يتم نسخ ملفاتك احتياطياً إذا قمت بتخزينها باستخدام خدمة مثل Evernote أو Dropbox أو Google Drive أو SkyDrive. إذا احترق منزلك، فلن تفقد مستنداتك المهمة.
- البحث: يمكنك بسهولة البحث في جميع مستنداتك الإلكترونية للعثور على المستندات التي تحتاج إليها دون غربلة جبال الورق. Evernote ، Dropbox ، Google Drive ، SkyDrive ، وحتى Windows – لديهم جميعاً ميزات البحث عن النص الكامل.
- الوصول إلى كل مكان: يمكن الوصول إلى أوراقك في أي مكان كنت من جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي.
إذا كنت بالخارج وتحتاج إلى البحث عن شيء ما، فيمكنك القيام بذلك من هاتفك الذكي بدلاً من الذهاب إلى المنزل والبحث في أوراقك.
- لا توجد فوضى: لا داعي للقلق بشأن تخزين المستندات وتنظيمها وإفساح المجال لها وتراجعها.
- لا توجد تكاليف طباعة: إذا لم تكن بحاجة إلى شراء حبر باهظ الثمن وطابعات رخيصة وأكوام من ورق الطابعة، فستوفر المال.
بالطبع، قد تكون بعض المستندات حساسة للغاية بحيث لا يمكن تخزينها عبر الإنترنت. في مواقف كهذه، يمكنك دائماً استخدام التشفير – إنشاء حاوية مشفرة وتخزينها في خدمة مثل Dropbox أو Google Drive أو SkyDrive. سيحتاج الأشخاص إلى كلمة المرور قبل أن يتمكنوا من الوصول إلى المستندات.
