كيفية إنشاء وتخصيص عرض مجلد في آوت لوك
التحكم في طريقة العرض بالشكل المناسب
إذا كنت تعمل في مكتب، فحينئذٍ ستقضي الكثير من الوقت في التعامل مع البريد الإلكتروني، على الأرجح في مايكروسوفت آوت لوك Microsoft Outlook.
من الجدير تخصيص بعض الوقت لجعل آوت لوك Outlook يعرض المعلومات التي تحتاجها. بالنسبة إلى البريد الإلكتروني، تتمثل أفضل طريقة للقيام بذلك في طرق عرض المجلد. إليكم طريقة عملهم.
ما هو عرض المجلد؟
كل مكان تحتفظ به في بريدك الإلكتروني في آوت لوك Outlook – سواء كان البريد الوارد أو العناصر المرسلة أو الأرشيف أو العناصر المحذوفة أو أي مكان آخر – هو مجلد.
كل من هذه المجلدات يظهر نفسه بشكل افتراضي، مع الأعمدة التي تحتوي على بيانات تعريفية حول البريد الإلكتروني، مثل المرسل والموضوع والتاريخ والوقت المستلم وهكذا.
يقوم آوت لوك Outlook بتجميع الرسائل الإلكترونية حسب التاريخ (مع وجود الأحدث في الأعلى)، وأنماط الرسائل غير المقروءة بنص أزرق غامق، ويعرض الرسائل التي قرأتها بخط أسود عادي.
إنه عرض المجلد الافتراضي.
ولكن يمكنك تغيير هذا العرض إذا كنت تريد ذلك. يمكنك إنشاء طريقة عرض مختلفة لكل مجلد، أو يمكنك إنشاء عرض مجلد ترغب فيه وتطبيقه على كل مجلد. يحتوي آوت لوك Outlook على بعض طرق بديلة مضمنة يمكنك البدء بها.
كيفية التغيير إلى عرض آخر مدمج:
للبدء، دعنا نغير إلى إحدى طرق العرض المضمنة الأخرى بالنقر على عرض> تغيير طريقة العرض.
تعد طريقة العرض مضغوط العرض الافتراضي الذي يستخدمه كل مجلد، ولكن يمكنك التغيير إلى أي من الاثنين الآخرين:
- مفرد: يؤدي هذا إلى إزالة تصنيف حسب التاريخ ويعرض كل رسائلك في قائمة بسيطة.
- معاينة: يزيل هذا (بطريقة بديهية إلى حد ما) لوحة معاينة.
كيفية تخصيص العرض الموجود:
يمكنك تخصيص عرض المجلد الحالي بالنقر فوق عرض> إعدادات طريقة العرض.
يؤدي ذلك إلى فتح نافذة إعدادات العرض المتقدمة، حيث يمكنك تغيير جميع أنواع الأشياء في طريقة العرض.
سنقوم بتغيير الأعمدة المعروضة وإعدادات الفرز كمثال. انقر على الأعمدة لفتح نافذة إظهار الأعمدة.
حدد فئات مثلاً في العمود الأيسر، وانقر فوق الزر إزالة، ثم انقر فوق موافق.
مرة أخرى في إطار إعدادات عرض متقدمة، انقر فوق الزر فرز لفتح نافذة الفرز.
في القائمة المنسدلة فرز العناصر حسب، اختر من ثم انقر فوق موافق.
الآن انقر فوق موافق في إعدادات عرض متقدم. تم الآن تغيير طريقة عرض المجلد بحيث يتم إخفاء عمود فئات ويتم فرز المجلد بواسطة الشخص الذي قام بإرسال البريد.
هذين مجرد مثالين سريعين لما يمكنك القيام به. يمكنك إضافة أو إزالة الكثير من الأعمدة المختلفة ورسائل المجموعة والفرز بطرق مختلفة، بل وتغيير الخطوط والأنماط المستخدمة لعرض الرسائل. العب مع الخيارات المختلفة للعثور على ما يناسبك.
تطبيق عرض إلى مجلدات أخرى:
بمجرد تخصيص العرض، يمكنك تطبيق نفس العرض على أي مجلد آخر دون الحاجة إلى تخصيص كل واحد. انقر فوق عرض> تغيير طريقة العرض مرة أخرى وفي هذا الوقت، انقر فوق الأمر تطبيق طريقة العرض الحالية على مجلدات البريد الأخرى.
حدد المجلدات التي تريد تطبيق العرض لها، ثم انقر فوق موافق.
يمكنك تحديد العديد من المجلدات (أو المجلدات الفرعية) كما تريد.
حفظ عرض مجلد مخصص:
يمكنك أيضاً الاحتفاظ بمشاهدتك المخصصة كنموذج حتى يمكنك تطبيقها على مجلدات أخرى في المستقبل.
انقر فوق عرض> تغيير طريقة العرض مرة أخرى وحدد الأمر حفظ طريقة العرض الحالية كطريقة جديدة…
يؤدي ذلك إلى فتح نافذة نسخ طريقة عرض، حيث يمكنك منح اسم لطريقة العرض واختيار من يمكنه مشاهدة العرض. انقر على موافق عند تعيين كل شيء.
إذا قمت بالنقر فوق عرض> تغيير طريقة العرض مرة أخرى، يعرض آوت لوك Outlook طريقة العرض الجديدة كخيار متوفر. انقر على إدارة طرق العرض لمشاهدة جميع العروض التي تتمتع بحق الوصول إليها.
تتيح لك نافذة إدارة كافة طرق العرض إضافة وتحرير وحذف الملفات الشخصية، وكذلك الاطلاع على الإعدادات المطبقة على كل ملف شخصي.
إنشاء عرض من سكراتش:
إذا كنت تريد إنشاء عرض جديد تماماً، فانقر على الزر جديد في نافذة إدارة كافة طرق العرض. هذا يفتح نافذة إنشاء طريقة عرض جديدة.
حدد نوع العرض الأساسي الذي تريد بدأه وانقر على زر موافق. افتح نافذة إعدادات عرض متقدمة، ويمكنك تخصيص طريقة العرض بالطريقة التي تريدها.
عند الانتهاء، انقر على موافق حتى تعود إلى نافذة إدارة جميع المشاهدات ثم انقر على تطبيق عرض لتطبيق العرض على المجلد الحالي.
بمجرد إنشاء طريقة عرض جديدة، يمكنك التقدم إلى أي مجلد آخر، أو تخصيصه بشكل إضافي، أو استخدامه كأساس لطريقة عرض جديدة أخرى.
إزالة التخصيصات من طريقة العرض:
إذا كنت قد أجريت بعض التخصيصات على طريقة العرض الحالية، يمكنك العودة إلى طريقة العرض الحالية بسهولة.
هذه طريقة جيدة لتجربة الأشياء دون القلق بشأن التراجع عنها إذا كانت التغييرات غير جيدة بالنسبة لك. انقر على عرض> إعادة تعيين طريقة العرض لإزالة أي تخصيصات غير محفوظة من المجلد الحالي.
من خلال أدوات العرض هذه، يمكنك جعل المجلدات تعمل بالطريقة التي تريدها تماماً، والبدء في ترويض هذه القائمة المليئة بالرسائل.
